Ikreiz, kad lietotājs man lūdz palīdzību, sakot teikumu, kas sākas ar "Man ir koplietojama Excel lapa, kas..." vai "Man ir Excel ar makro, kas...", man personīgi pirmais, kas nāk prātā, ir "Jūs nelietojat pareizo rīku". Jums ir nepieciešams kaut kas, kas, iespējams, pat nezināt, ka jums ir nepieciešams (iespējams, datubāze vai programmatūra), kam būtu jāaptver šī funkcija. Un kā jūs zināt, vai jums ir nepieciešams cits rīks?
Lietas, ko uzņēmums nedrīkst darīt ar Excel
- Veiciet aprēķinus (struktūras, iekārtas, infrastruktūras...) programmā Excel.
- Cenu piedāvājumu veidošana, pasūtījumu pārvaldība, piegādes zīmju palaišana ar Excel.
- Veidojiet, kopīgojiet un uzglabājiet pārskatus un atskaites programmā Excel.
- Projektu pārvaldība ar Excel, Kanban programmā Excel, Gantt programmā Excel.
- Darbinieku, prombūtnes, darba kavējumu un atvaļinājumu uzskaite programmā Excel.
- Uzglabā klientu un piegādātāju informāciju programmā Excel.
- Grāmatvedības un stratēģiskās plānošanas pamatā izmantojiet Excel.
Bet tas vēl nav viss, šeit ir minēti 6 iemesli, kāpēc jums vajadzētu pārtraukt lietot Excel un meklēt rīku, kas labāk atbilst jūsu vajadzībām.
1. Excel ir vienkārša tabula. Nekas nevar novērst nejaušu nepareizas šūnas ierakstīšanu, datu pārvietošanu vai kopēšanu un datu zaudēšanu.
2. Excel izklājlapas ātrumu nevar salīdzināt ar izstrādes rīka lietošanu. Tādas operācijas kā meklēšana pēc vairākiem tūkstošiem rindu, kas Excel programmā ir pārmērīgi sarežģīta, programmatūrā tiek veiktas bez piepūles. Veicot vaicājumu ar Excel, tas aizņem vidēji 3 minūtes, bet ar citu programmatūru to pašu vaicājumu var veikt 0,3 sekundēs.
3. Excel lapas var būt ļoti lielas, un tajās var uzkrāties milzīgs datu apjoms. Taču arī tas ir nieks, salīdzinot ar to, ko var uzglabāt izstrādātajā datubāzē. Turklāt, pat ja programmā Excel var uzglabāt lielu datu apjomu, datus nevar pareizi pārvaldīt, meklēšana ir lēna, turklāt ir viegli kļūdīties un iegūt nepareizus rezultātus.
4. Excel lapā nevar veikt nekādas automatizētas darbības vai saņemt iekšējos brīdinājumus. Sistēma ir pasīva, tā neinformē un neveic nekādas darbības, jūs varat tikai ievadīt un aizpildīt datus vai pieprasīt tos. Turpretī programmatūras izstrādē var apsvērt jebkuru darba plūsmu skaitu neatkarīgi no to sarežģītības (tas nav iespējams izklājlapā).
5. Excel lapa ir tikai tabula. Neatkarīgi no tā, cik daudz to iekrāsosiet vai mainīsiet tās īpašības, tā nekad nevarēs salīdzināties ar saskarni, ko varat iegūt, izmantojot lietotni vai tīmekli.
6. Programmatūras izstrādē ir jādefinē, kuriem lietotājiem vai lietotāju grupām ir piekļuve kādai informācijai un kādas darbības katrs no tiem var veikt.
Šāda drošība nav iespējama, izmantojot Excel lapu. Excel veidlapa ir grūts pretinieks. Pirmkārt, tāpēc, ka tā lietošana ir ieaudzināta lietotājā. Viņi uzskata, ka var to pielāgot, konfigurēt atbilstoši savām vajadzībām. Tā ir vienkārša, pazīstama, un viņiem ir ērti to lietot. Problēma nav Excel lapā, kas citādi ir patiešām lieliska un jaudīga programma (nu, beidzot esmu to atzinis, dziļi sirdī es to arī mīlu).
Problēma ir Excel lapu izmantošana un ļaunprātīga izmantošana. Kā teica mana mamma, kad tev ir tikai viena makšķere, pēkšņi viss šķiet kā āķis. Izklājlapas īsumā ir programmas, kas ļauj mums ātri apkopot "nelielus komunālos pakalpojumus". Katru reizi, kad kāds izmanto Excel lapu, tas notiek tāpēc, ka programma (vai, ja tas ir svarīgi, izstrādātājs) nav nodrošinājusi to, kas viņam nepieciešams. Excel izklājlapa ir resurss, ko izmantojat, kad jums nav "nekā labāka".
Tāpēc nepārtrauktas uzlabošanas sistēmā Excel lapa vienmēr būs viens no vājajiem posmiem un neizbēgami tiks likvidēta.
Papildus ātriem aprēķiniem vai pāris grafiku izveidei mums nevajadzētu izmantot Excel lapas. Tā var būt noderīga arī kā uzmetums vai pirmais risinājums tam, kas vēlāk kļūs par konkrētu izstrādi, taču izklājlapu nekad nevajadzētu uzskatīt par pastāvīgu risinājumu. Vēl jo mazāk kā optimāls vai vēlams risinājums. Protams, nekādos apstākļos nevajadzētu balstīt savas uzņēmējdarbības sistēmas pamatprocesus uz Excel izklājlapām.